生成AIを使うようになってから、
関連する本を読んだりYoutubeを見るようになりました。
見てると事務処理効率化に使われる例が、
多く目につきます。
私が効率化させたい事務作業
それは、
お客様押印サイン済月次点検報告書の保存です。
月次点検報告書の保存方法の過去と今
以前は紙の報告書を
顧客別にファイリングしていましたが、
ここ数年は、
報告書をドキュメントスキャナーもしくは
スマホとDropboxアプリでPDF化して、
顧客別ウェブページへ保存しています。
（バックアップとしてパソコンにも保存）
- 紙の点検報告書を毎回ファイルに綴じこむのが面倒だったのと、
保存管理のペーパーレス化。 - 無人施設でも点検記録保存期間３年に対応するため、
キュービクルに前もってQRコードを貼っておき、
必要な時にスマホをかざせば点検記録を閲覧できるようにした。 - 無人施設の設置者への報告は最新報告書を顧客別ウェブページへ保存するたび、
「ウェブページを更新しました」の連絡だけでデータ添付せず報告ができて、
なおかつ過去データ閲覧環境を提供できる。 - 「点検記録が一部見つからない」というお客様からの問い合わせがあったとしても、
顧客別ウェブページURLを伝えるだけで即対応できる。
現状の何が手間なのか
毎回40〜50件程度ある月報データは、
顧客別に分けたいので個別に取り込んでファイル名に管理番号を入れ、
サイトへのアップロードも「顧客別に開いて貼り付けて、保存する」という作業を繰り返しおこなう必要があり、
非常に手間でした。
月次点検報告書保存自動化システム案
- 当月分の月次点検報告書をスキャナで一括取り込み（OCRテキスト付与）。
- 「月次点検報告書保存」フォルダに一括PDFを保存。
- 報告書右上の管理番号ごとの分割PDFデータに変換。
（２ページにわたる同一管理番号のものは1ファイルにまとめる） - ファイル名を「YYYYMM-管理番号3桁」に自動でネーミング。
年・月フォルダを自動生成して保存。 - 顧客別保存サイトにログインし、該当ページへ貼り付け。
「インライン埋め込み：OFF」「新しいタブ：ON」とし、
過去データの上部に配置。 - 完了後、当月のフォルダ内に「登録済」フォルダを作成し、
全ファイルをPCに保存。
私がやることは上記の1，2だけにして、
あとはプログラムにやらせたい。
月次点検報告書保存自動化システム
半日ほどGoogle Geminiとやり取りをおこない、
Pythonで動くプログラムが完成しました。
最初、Python最新バージョンを選んでダウンロード＆インストールをおこないましたが、
あれこれつまずきました。
最終的には動きますが、インストールの時点でトラブルなく進めるためには、
Python 3.12系の最終バージョンを使用したほうが無難です。
PDF分割・リネーム用 Pythonスクリプト「split_pdf.py」
[月次点検報告書保存]フォルダに入れた一括PDFファイルを管理番号別ファイルに分割し、
YYYYMM-管理番号.pdfにリネーム。
管理番号が同じなら、
自動で２枚あっても1つのファイルにします。
WordPress自動アップロード＆整理プログラム「upload_wp.py」
ワードプレスにログインし、
データの管理番号から対象需要家ページを呼び出しファイル貼り付け、
終了後にパソコン内のデータは「登録済」フォルダに保存。
「月次報告書_自動処理.bat」
こちらをダブルクリックすれば、
上記２つのプログラムを1回のダブルクリックで連続動作させることができます。
実際に使用してみて
かなり楽になりました。
作業中は放置で構わないのに、
自動で動いているのがかっこいいので思わず眺めてしまいます。
プログラム内で登録顧客名称の間違い（スペースの有無など細かいところ）があり、
一部登録ができないものが出ましたが、修正したら正常に動作しました。
隔月点検分があるので、
２か月くらい使って修正をかければ、保存漏れのないシステムになります。
できれば・・・・
大手の電気保安法人ならすでに始まっているのではないかと思いますが、
スマート保安の一環で紙へのサインや押印を無くし、
スマホやタブレットへ電子サインをいただくシステムでの完全なペーパーレス化が理想です。
作ろうと思えばアクセス制限付きWebページの形で出来ると思いますが、
まだ気になることがあるので手を付けていません。
- いつも決まった施設責任者等へ電子サインを求めるのならよいが、
責任者不在で仕事している別の方（従業員、パート、介護士さん等）に求めるしかない場合、
電子サインだと嫌がられてサインしてもらえないことが増えるのではという心配がある。 - 上記の場合に紙の報告書に代わる、紙の点検済証とか用意する必要はないのか？
この場合、サイン押印のやり取りが発生して結局スキャンが必要になり前と変わらない。 - 電子サインに置き換えた報告書を保存書類として認めてもらうための仕様があるのかを、
保安監督部や所属する東京電気管理技術者協会に問い合わせるのが面倒なので未確認。
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